Kinh nghiệm tạo nhóm và đặt tên trong danh bạ điện thoại.

Tôi lưu trữ khá nhiều danh thiếp trong danh bạ điện thoại và đã từng phải chỉnh sửa hàng loạt nhiều lần, tiêu tốn nhiều thời gian. Bài viết này chia sẻ chút ít kinh nghiệm để những người đi sau khỏi mất công mày mò lại từ đầu. Tuy nhiên những kinh nghiệm này cũng chỉ có thể áp dụng cho những bạn sử dụng điện thoại smatphone với bàn phím qwerty và danh bạ rất dài, hơn nữa cũng đã biết sao lưu dữ liệu.
Nếu bạn không thuộc trường hợp vừa nói thì bài viết này không dành cho bạn. Bạn nên dừng lại ở đây, nếu không muốn mất thêm thời gian vô ích.

Đầu tiên cần thống nhất cách gọi:

• Mỗi người nạp vào điện thoại là một danh thiếp vì đôi khi nó là quán nhậu, taxi hoặc cty chứ không nhất thiết phải là người.
• Trong mỗi danh thiếp có nhiều dòng ghi các trường dữ liệu khác nhau. Dưới đây thống nhất gọi là cột.
• Trong danh bạ điện thoại có phần tên (full name) chia thành hai cột: first name là tên, còn phần last name là họ. Tôi ghi toàn bộ tên trong cột first name. Lý do rất giản dị: khi copy danh bạ sang các máy tính và điện thoại khác nhau, hai cột này sẽ có trật tự ưu tiên khác nhau, nó có thể gây lộn xộn cho danh bạ. 

Đây là cách đặt tên của tôi:

[Tiền tố]_[Tên người]_[hậu tố] 

Trong đó: 

• [Tiền tố]: Đây là tên công ty, tổ chức hoặc trường học... của người đó.
• _: Khoảng trống để phân cách cho dễ nhìn.
• [Tên người]: Tên của người trong danh bạ.
• [Hậu tố]: Trường hợp có nhiều người cùng tên trong một nhóm thì đây ký hiệu nhận dạng lần 2. 

Ví dụ:  isg Quang tèo 

(Trong đó: isg: Bạn học ở Sài gòn, “tèo” là biệt hiệu để dễ nhận dạng).

Quy tắc: 

1. [Tiền tố]: 

• Là yếu tố nhằm phân nhóm danh thiếp, cũng là yếu tố chủ yếu để tìm kiếm danh thiếp, nó phải gồm ít nhất 3 ký tự theo yêu cầu của công cụ search trên máy tính, tối đa 4 ký tự vì nhiều hơn thì mất công gõ dữ liệu. Bất đắc dĩ mới sử dụng tiền tố gồm hai ký tự.
• Chỉ được sử dụng 26 chữ cái trong tiếng la tinh và chữ số để tạo tiền tố. Không dùng tiếng Việt và ký hiệu đặc biệt để tạo tiền tố vì bàn phím điện thoại khó gõ các ký tự này. Lưu ý rằng khi tìm ai ta chỉ cần gõ tiền tố để tìm chứ không cần gõ tên người đó vì vậy tiền tố phải dễ nhớ và dễ gõ.
• Không sử dụng ký tự viết hoa trong tiền tố, trách gây rối mắt và làm lu mờ yếu tố [tên người].
• Khi nạp một danh thiếp mới, phải dành ra vài giây để suy nghĩ xem phải sắp xếp nó vào nhóm có tiền tố là gì? Tiền tố phải giữ khá ổn định, hạn chế cập nhật. Hầu hết các danh thiếp phải có tiền tố. Khi không thể phân nhóm danh thiếp vào một tổ chức nào đó thì có thể sử dụng họ tên của người đó làm tiền tố, chẳng hạn Đoàn Hữu Xuân thì tiền tố là dhx. Sau đó vợ con, bạn của Đoàn Hữu Xuân cũng có tiền tố là dhx. Những người thân của Xuân có thể tìm ra nhanh chóng mà không nhất thiết phải nhớ tên của họ.
• Tôi nạp danh thiếp của khá nhiều quán nhậu vào điện thoại: quán ở Vũng tàu có tiền tối là qvt, quán ở Sài gòn là qsg.v.v.v. Như vậy chẳng những quán nhậu được phân thành một nhóm lớn mà trong đó còn chia thành các nhóm nhỏ là quán nhậu ở các tỉnh khác nhau.
• Nhiều bạn sử dụng danh từ sưng hô (chị, bác…) để tạo tiền tố cho thêm lễ phép nhưng nó sẽ gây rối mắt ở những danh bạ dài. Những chi tiết phụ này bạn phải lưu trong cột "ghi chú".

2. [Tên người] 

• Tôi sử dụng phần tên người là tiếng Việt có dấu vì khi có điện thoại tới, tôi biết ngay đó là Thanh, Thành hay Thảnh. Ngày nay mọi điện thoại và máy tính đã có thể xử lý tốt tiếng Việt có dấu.
• Phần tên có thể bao gồm cả họ và đệm nhưng tránh quá dài vì khi copy danh bạ này sang máy điện thoại nhỏ, nó sẽ không hiển thị hết fullname.
• Phần này có thể sử dụng mọi ký tự, kể cả tiếng Việt có dấu, ngoại trừ dấu (.) vì nó gây đảo lộn trật tự khi copy danh bạ sang máy tính.

3. [hậu tố] 

• Không quan trọng bằng hai yếu tố nêu trên, nhiều trường hợp không cần hậu tố.
• Hậu tố có thể tạo ra bằng biệt hiệu, hai số cuối của năm sinh, phòng ban, họ.v.v.v. Nhưng lưu ý phải nhỏ gọn, tránh gây rối mắt, sao cho phần tên người phải nổi bật nhất.

Nhận xét chung: 

Tên danh thiếp phải gồm ít nhất hai yếu tố nêu trên và hết sức tránh dùng toàn bộ chữ in hoa. Trên thực tế thì những văn bản viết bằng chữ hoa thì rất khó đọc. Bạn cũng chưa từng thấy một quyển sách nào toàn chữ in hoa phải không nào. Bạn hãy so sánh hai từ ENGLISH (viết hoa toàn bộ) và English (viết thường). Từ ENGLISH không có hình dạng đặc thù, chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu. Còn từ English lại có hình dạng đặc trưng riêng với những nét lên và xuống. Trong khi đọc, đặc biệt khi là khi đọc nhanh, chúng ta nhận biết từ theo hình dạng của nó, điều đó nhanh và hiệu quả hơn việc đọc từng chữ cái trong từ. Hình dạng của ENGLISH thì giống SPANISH nhưng hình dạng English và Spanish lại hoàn toàn khác nhau.

Việc đặt tên cho danh thiếp rất quan trọng, ngay từ đầu bạn mất công nạp dữ liệu thật chuẩn theo một quy tắc đồng nhất thì sẽ đỡ rất nhiều công sức chỉnh sửa hàng loạt sau này. Tên danh thiếp hơi dài dòng nhưng khi nhìn vào đó sẽ thấy danh bạ của bạn rất gọn gàng và dễ nhớ, dễ hiểu. Đặt tên theo cách này không những giúp bạn dễ dàng nhận biết ai đang gọi đến mà nó còn giúp cho danh bạ của bạn luôn được sắp xếp theo từng nhóm người riêng, những người thuộc cùng một công ty hay tổ chức sẽ được sắp xếp liền mạch với nhau để bạn dễ theo dõi.

Tuy đa số các điện thoại hiện nay đều có chức năng phân nhóm danh bạ (Groups) theo từng công ty, tuy nhiên những cài đặt này không thể đồng bộ sang máy điện thoại khác. Với lại khi muốn tìm tất cả danh thiếp trong một công ty thì dùng cách phân nhóm bằng tiền tố sẽ tiết kiệm được một vài thao tác so với bạn phải chọn nhóm của chức năng Groups. Ví dụ tôi chỉ cần bấm "ttl" là máy sẽ hiện ra danh sách tất cả những người trong công ty TTL.

Ngày nay điện thoại đã rất thông minh và cho phép bạn lưu trữ rất nhiều info. trong một danh thiếp, kể cả ảnh của người đó. Việc chịu khó dán ảnh thẻ vào danh thiếp sẽ giúp bạn nhận dạng nhanh chóng. Tôi còn lưu cả số tài khoản, địa chỉ email và nhiều chi tiết của những người thường liên hệ. Trong tất cả các nguồn dữ liệu tôi có thì danh bạ là nguồn dễ truy tìm nhất, sao lưu thường xuyên nhất.

Nếu bạn cần chỉnh sửa hàng loạt và hệ thống hóa lại danh bạ thì nên làm bằng MS Outlook trên máy tính rồi đồng bộ hóa sang điện thoại. Danh bạ của tôi rất đồ sộ với dung lượng hàng trăm MB vẫn có thể chạy mượt mà trên nhiều dòng điện thoại khác nhau.

Kiên nhẫn đọc đến tận đây, chứng tỏ bạn cũng là người không cần thiết phải đọc bài viết này. Chắc hẳn bạn cũng đã có kinh nghiệm và sáng kiến của riêng mình. Chúc bạn có một danh bạ mà bạn thấy ưng ý.

Nếu vẫn còn hứng thú, bạn có thể tham khảo thêm: ở đây.

Ngày đăng 06/09/2011